Kat Malikleri Kurulu Toplantı Çağrı Yazısı Örneği

SİTE ADI KAT MALİKLERİ KURULU TOPLANTI ÇAĞRISI

Sayın Kat Maliki,

… olağan kat malikleri kurulu toplantısı aşağıda belirtilen gün, saat ve yerde yapılacaktır.

Tarih: …
Saat: 19:00
Yer: …

Gündem:
1. Açılış ve başkanlık divanı seçimi
2. Yıllık hesapların görüşülmesi ve yöneticinin aklanması
3. İşletme projesinin onaylanması
4. Yönetici ve denetçi seçimi
5. Dilek ve temenniler

Toplantıya çoğunluk sağlanamaması hâlinde ikinci toplantı, ilk toplantıdan en az yedi gün sonra aynı yerde ve saatte yapılacaktır. Katılamayacak kat malikleri vekâletname ile temsil ettirebilir.

Saygılarımızla,
…
 Yöneticisi

Toplantı çağrısı hatalı yapılırsa alınan kararlar itiraza açık hale gelebilir. Bu araç, çağrı yazısını gerekli bütün bilgilerle hazırlar ve unutulan ayrıntıyı en aza indirir.

Araç ne yapar?

Doldurulabilir bir formla toplantı çağrı yazısı üretir. Yazıda toplantının sebebi, tarihi, saati, yeri, gündemi ve ikinci toplantı bilgisi yer alır. Belgeyi PDF olarak kaydedebilir ya da WhatsApp ile paylaşabilirsiniz. Ayrıca her daire için imza listesi ekleyerek çağrının tebliğini belgeleyebilirsiniz.

Nasıl kullanılır?

1. Toplantı türünü seçin. Yıllık olağan toplantı mı, önemli bir sebeple olağanüstü toplantı mı?
2. Tarih, saat ve yeri yazın. Çağrı tarihi ile toplantı tarihi arasında en az onbeş gün bırakın (olağanüstü toplantı için m.29).
3. İkinci toplantıyı ekleyin. Yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantının yeri ve tarihi; arada en az yedi gün olmalıdır.
4. Gündemi yazın. Her maddeyi açık ve sayılı yazın.
5. Önizleyin. Tarihlerin mantıklı olduğunu kontrol edin.
6. Dağıtın. Her kat malikine imza karşılığı verin ya da taahhütlü mektupla gönderin; WhatsApp'ı ek bildirim olarak kullanın.
7. Kayda alın. İmzalı listeyi toplantı dosyasında saklayın.

Örnek çağrı yazısı

ÇAĞRI YAZISI

Sayın Kat Maliki,

Anagayrimenkulümüzün olağanüstü kat malikleri kurulu toplantısı aşağıdaki gündemle yapılacaktır.

Toplantı sebebi: Asansör yenileme işinin görüşülmesi. Birinci toplantı: 14 Kasım 2026, Cumartesi, saat 19.00, bina giriş katı toplantı salonu. İkinci toplantı: Birinci toplantıda yeter sayı sağlanamazsa 21 Kasım 2026, Cumartesi, saat 19.00, aynı yerde.

Gündem:

1. Açılış ve divan seçimi
2. Asansör yenileme teklifinin görüşülmesi
3. Finansmanın ve ödeme planının karara bağlanması
4. Dilek ve temenniler

Yönetici: Ad Soyad · Tarih · İmza

Örnekte çağrı 28 Ekim'de yapılsaydı, toplantıya 14 Kasım'a kadar on yedi gün vardır; yani onbeş günlük süre sağlanır. İki toplantı arasındaki süre 7 gündür, yani kanuni alt sınıra eşittir.

Çağrıda kontrol edilecek noktalar

• Süre. Çağrı ile toplantı arasındaki süre hesabını takvimden doğrulayın.
• Sebep. Olağanüstü toplantıda toplantı sebebi mutlaka yazılmalıdır.
• Kim çağırır? Önemli bir sebeple yönetici, denetçi veya kat maliklerinden üçte biri çağrı isteminde bulunabilir (m.29).
• Tüm maliklere ulaşma. Çağrı bütün kat maliklerine yapılır. Kiracıya ayrıca bilgi vermek isterseniz bunu ek bir bildirim olarak yapın.
• Gündemde olmayan konu. Gündemde yer almayan bir maddenin karara bağlanması sonradan tartışma konusu olabilir.

Toplantıdan sonra alınan kararlar karar defterine yazılır ve katılanlarca imzalanır; bunun için karar tutanağı aracını kullanabilirsiniz. Toplantı sürecinin tamamı için kat malikleri kurulu toplantısı nasıl yapılır rehberini, yeter sayılar için toplantı ve karar yeter sayıları yazısını, defter düzeni için karar defteri nasıl tutulur yazısını okuyun.

Çağrıdan sonra ne yapmalı?

Çağrıyı dağıttıktan sonra imza listesini toplantı dosyasına koyun ve toplantı günü katılım listesini ayrıca hazırlayın. Toplantıda yeter sayı sağlanamazsa çağrıda yazdığınız ikinci toplantı tarihini yeniden duyurun; bu hatırlatma katılımı artırır. Toplantı sonunda alınan kararları karar tutanağı aracıyla düzenleyip karar defterine geçirin. Çağrı yazısının bir kopyasını da kararların yanında saklayın; ileride bir karara itiraz edilirse çağrının usulüne uygun yapıldığını gösteren ilk belge bu olacaktır.

Sonuçlar bilgilendirme amaçlıdır; bağlayıcı hesap için kat malikleri kurulu kararı ve yönetim planı esastır.