Kat Malikleri Kurulu Toplantısı Nasıl Yapılır?

Apartman ya da sitede yönetimle ilgili her önemli konu sonunda kat malikleri kurulunda karara bağlanır. Kanun, yönetimin bu kurul tarafından yapılacağını açıkça söyler. Bu rehberde toplantının hazırlığından kararın deftere yazılmasına kadar her adımı, ilgili Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) maddeleriyle birlikte bulacaksınız.

Kat malikleri kurulu ne zaman toplanır?

KMK m.29'a göre kurul, yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda toplanır. Yönetim planında zaman gösterilmemişse toplantı her takvim yılının ilk ayı içinde yapılır. Bu toplantıya pratikte "olağan genel kurul" denir.

Toplu yapılarda ise kurulların en geç iki yılda bir defadan az olmamak üzere, yönetim planında gösterilen zamanlarda toplanması öngörülür; plan zaman göstermiyorsa ikinci takvim yılının ilk ayında toplanılır.

Olağanüstü toplantı için önemli bir sebep çıkması gerekir. Böyle bir durumda yönetici, denetçi ya da kat maliklerinin üçte biri toplantı isteyebilir ve kurul her zaman toplanabilir.

Toplantıya çağrı nasıl yapılır?

Olağanüstü toplantı çağrısı için kanun şu şartları sayar:

• İstem; yöneticiden, denetçiden veya kat maliklerinden üçte birinden gelmelidir.
• Çağrı, toplantı için istenen tarihten en az on beş gün önce yapılmalıdır.
• Çağrı, bütün kat maliklerine imzalatılan bir çağrı kağıdı ya da taahhütlü mektupla yapılır.
• Çağrıda toplantının sebebi bildirilir.
• İlk çağrıda, yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da yazılır.
• İlk ve ikinci toplantı arasında en az yedi gün olmalıdır.

Yönetici, kurulu toplantıya çağırmakla görevlidir (KMK m.35). Çağrı metnini hazırlamak için genel kurul çağrı yazısı aracını kullanabilirsiniz.

Yeter sayı nasıl hesaplanır?

KMK m.30'a göre kurul, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir. Yani hem kişi sayısı hem arsa payı toplamı açısından çoğunluk aranır.

Yeter sayı sağlanamadığı için ilk toplantı yapılamazsa ikinci toplantı en geç on beş gün sonra yapılır. Bu toplantıda karar yeter sayısı katılanların salt çoğunluğudur. Kanunda bazı konular için ayrıca öngörülmüş yeter sayılar saklıdır; bunları toplantı ve karar yeter sayıları rehberinde tablo halinde topladık.

Örnek: 12 daireli bir apartmanda ilk toplantıya 6 kişi gelirse yarıdan fazlası aranırken tam yarıda kalındığı için toplantı yapılamaz. İkinci toplantıda, kaç kişi gelirse gelsin katılanların salt çoğunluğu ile karar alınır.

Kim nasıl oy kullanır?

KMK m.31'e göre:

1. Her kat maliki, arsa payına bakılmaksızın bir oy kullanır.
2. Birden fazla bağımsız bölümü olan malik, her bölüm için ayrı oy hakkına sahiptir; ancak toplam oyların üçte birinden fazlasına sahip olamaz.
3. Bir bağımsız bölümün birden fazla maliki varsa, bunları kurulda içlerinden verecekleri vekaletle biri temsil eder.
4. Alınacak karar doğrudan kendini ilgilendiren kat maliki görüşmelerde hazır bulunabilir ama oya katılamaz.
5. Oy, yetkili vekil eliyle de kullanılabilir; bir kişi oy sayısının yüzde beşinden fazlası için vekil tayin edilemez. Kırk ve daha az bağımsız bölümde bir kişi en fazla iki kişiye vekalet edebilir.

Toplantı nasıl yürütülür?

Kanun toplantı düzenini ayrıntılı tarif etmez; uygulamada şu sıra izlenir:

1. Katılım listesi imzalanır, yeter sayı kontrol edilir.
2. Toplantı başkanı, yazman ve gerekiyorsa oy sayma görevlisi seçilir.
3. Gündem maddeleri sırayla görüşülür: yöneticinin hesap vermesi, denetçi raporu, bütçe ve aidat, yönetici ve denetçi seçimi gibi.
4. Her madde için oylama yapılır.
5. Kararlar tutanağa yazılır.

Yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda, plan zaman belirtmemişse her takvim yılının ilk ayında kurula gelir ve gelirlerin ile giderlerin hesabını verir (KMK m.39). Kat maliklerinin yarısı isterse hesap, plandaki zamanlar dışında da istenebilir.

Kararlar nasıl yazılır?

KMK m.32'ye göre kurul kararları, sayfaları birden başlayıp sırayla giden ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılır. Kararlar toplantıda bulunan bütün kat malikleri tarafından imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyar. Defterin nasıl tutulacağını karar defteri rehberinde anlattık; hazır bir form için karar tutanağı aracına bakabilirsiniz.

Bütün kat malikleri, kurulun kararlarına uymakla yükümlüdür (KMK m.32).

Karara itiraz edilebilir mi?

Evet. KMK m.33'e göre toplantıya katılıp karara aykırı oy kullanan kat maliki karar tarihinden itibaren bir ay içinde; toplantıya katılmayan kat maliki kararı öğrenmesinden itibaren bir ay içinde ve her halde karar tarihinden itibaren altı ay içinde sulh mahkemesinde iptal davası açabilir. Kararların yok veya mutlak butlanla hükümsüz sayıldığı durumlarda süre koşulu aranmaz. Bu süreler hak düşürücüdür; bu yüzden kararın tarihi ve kararı kimlerin öğrendiği kayıt altında olmalıdır.

Toplantı sürecini dijital olarak nasıl kolaylaştırırsınız?

Toplantı öncesinde çağrının tüm sakinlere ulaştığını kanıtlamak, sonrasında kararları düzenli tutmak zahmetlidir. Senin Site'de duyuru ve anket özelliğiyle sakinlere toplantı duyurusu gönderebilir, kararları karar kaydı olarak tutabilir ve her karar için ayrı sayfa halinde yazdırılabilir bir çıktı alabilirsiniz. İşletme defteri ve karar defteri özelliğini inceleyin. Lansman döneminde tüm özellikler ücretsizdir ve kredi kartı gerekmez; ücretsiz kayıt olarak deneyebilirsiniz.

Uygulamadan alınan karar çıktısı noter onaylı defterin yerine geçmez; kararların noter tasdikli deftere de yazılması gerekir.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.