Apartman Yöneticisinin Görevleri ve Sorumlulukları

Apartman yöneticisi olmak "anahtarı almak ve aidatı toplamak" değildir. Kanun, yöneticiye çok sayıda görev verir ve bu görevlerin yerine getirilmemesine karşı sorumluluk öngörür. Bu yazıda yöneticinin görevlerini maddeler hâlinde, sorumluluğunun kapsamını ve haklarını sade bir dille açıklıyoruz.

Yöneticinin görevleri nelerdir?

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesi, yönetim planında aksine hüküm olmadıkça yöneticinin şu işleri göreceğini sayar:

1. Kat malikleri kurulunca verilen kararların yerine getirilmesi.
2. Anagayrimenkulün amacına uygun kullanılması, korunması, bakımı ve onarımı için gereken tedbirlerin alınması.
3. Anagayrimenkulün sigorta ettirilmesi.
4. Genel yönetim işleri ile korunma, onarım, temizlik gibi bakım işleri ve asansör, kalorifer, sıcak ve soğuk hava işletmesi ve sigorta için yönetim planında gösterilen zamanda, gösterilmemişse her takvim yılının ilk ayı içinde, işletme projesi onaylanıncaya kadar avansın toplanması.
5. Yönetimle ilgili ödemelerin kabulü, yönetim dolayısıyla doğan borçların ödenmesi ve kat malikleri tarafından ayrıca yetkili kılınmışsa bağımsız bölümlere ait kiraların toplanması.
6. Anagayrimenkulün tümünü ilgilendiren tebligatın kabulü.
7. Bir sürenin geçmesinden veya bir hakkın kaybına meydan vermeyecek gerekli tedbirlerin alınması.
8. Kat maliklerinin yararına olan hususlarda gerekli tedbirlerin onlar adına alınması.
9. Borç ve yükümlerini yerine getirmeyen kat maliklerine karşı dava ve icra takibi yapılması ve kanuni ipotek hakkının tapuya tescil ettirilmesi.
10. Topladığı paraları ve avansları yatırmak ve gerektiğinde almak üzere muteber bir bankada, kendi adına fakat anagayrimenkulün yönetici sıfatı gösterilmek suretiyle hesap açtırılması.
11. Kat malikleri kurulunun toplantıya çağırılması.
12. Asansörlerin güvenli işletilmesi için aylık bakımlarının ve yıllık kontrollerinin ilgili teknik düzenlemelere uygun yaptırılması ve ücretlerinin ödenmesi.

Bu liste, yönetim planında farklı bir düzen yoksa geçerli olan asgari çerçevedir. Asansör periyodik kontrolü ayrı bir yazıda ele alınmıştır.

Defter tutmak ve belgeleri saklamak

Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını, protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32. maddede sözü geçen deftere tarih sırasıyla yazmak ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamak zorundadır. Bu defterin her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir (m.36). Bu görevleri yerine getirmeyen yöneticiye m.33'ün son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır.

Karar defteri, sayfa numaralı ve noter mühürlü olmalıdır; kararlar toplantıdaki bütün maliklerce imzalanır (m.32). Pratik anlatım için karar defteri nasıl tutulur yazısına bakın. İşletme defteri ve karar defteri özelliği Senin Site'de yıllık işletme defteri, gelir-gider tablosu ve karar defteri çıktısı üretir; bu çıktılar yönetimi ve denetimi kolaylaştırır ancak noter onaylı defterin yerine geçmez.

İşletme projesi hazırlamak

Kurulca kabul edilmiş işletme projesi yoksa yönetici, en geç üç ay içinde kat malikleri kurulunda onaylanıncaya kadar gecikmeksizin geçici bir işletme projesi yapar. Projede bir yıllık yönetimin tahmini gelir ve gider tutarları, her kat malikine düşecek tahmini miktar ve her malikin vermesi gereken avans tutarı gösterilir. Proje maliklere imza karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir ve kurulda karara bağlanır (m.37). Ayrıntılı anlatım: işletme projesi nedir, nasıl hazırlanır.

Hesap verme

Yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda, yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılmış giderlerin hesabını vermekle yükümlüdür. Kat maliklerinin yarısı isterse, arsa payları ne olursa olsun, yönetim planındaki zamanlar dışında da hesabın gösterilmesi istenebilir (m.39). Düzenli gelir-gider kaydı bu yükümlülüğün temelidir; gelir, gider ve kasa özelliği fatura ve ödemeleri kategoriye göre kaydeder.

Yöneticinin sorumluluğu nedir?

Yönetici, kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur (m.38). Bu, görevlerini özenle yerine getirmesi, kurul kararlarına uyması ve kusurlu davranışlarından doğan zararı gidermesi gerektiği anlamına gelir. Kurul kararlarının iptaline ilişkin davalar kat maliklerini temsilen yöneticiye karşı açılabilir; yönetici açılan davayı tüm kat maliklerine duyurur. Kurul kararı iptal edilirse yargılama giderleri ortak giderlerden karşılanır (m.38).

Kurul, yöneticinin görevdeki tutumunu devamlı denetler ve haklı bir sebep çıkarsa onu her zaman değiştirebilir (m.41). Denetim için kurul bir denetçi seçebilir; ayrıntılar denetçi kimdir, ne yapar yazısında yer alır.

Teminat da bir güvence aracıdır: yönetici atanırken sözleşmede teminat göstermesi şart edilebilir; sözleşmede olmasa da haklı bir sebep çıkarsa kurul teminat isteyebilir (m.34).

Yöneticinin hakları

Yönetici, kural olarak vekilin haklarına sahiptir. Kat malikleri borçlarını yönetici tarafından noterlikçe yaptırılan ihtara rağmen vaktinde ve tamamen yerine getirmezse yönetici, hiçbir tazminat ödemeye mecbur olmaksızın sözleşmesini feshedip yöneticilikten çekilebilir ve uğradığı zararın tazminini isteyebilir. Yönetim planında veya sözleşmede ücret belirlenmemiş olsa bile uygun bir ücret isteyebilir. Kat malikleri arasından atanmış yöneticinin normal yönetim giderlerine katılıp katılmayacağını kurul kararlaştırır; karar alınmamışsa yönetici yönetim süresince kendisine düşen normal yönetim giderlerinin yarısına katılmaz (m.40).

Görevler pratikte nasıl düzenlenir?

Yönetici bu işlerin hepsini tek başına yapmak zorunda hissetmemelidir; ama sorumluluk onda kalır. Bu yüzden:

• Takvim tutun: Yıllık toplantı, hesap verme, asansör kontrolü ve defter kapama tarihlerini yıl başında listeleyin.
• Yetki dağıtın: Muhasebeyi, saha işlerini ve izleme görevini ayrıştırın. Senin Site'de roller ve yetkiler yönetici, denetçi (salt okuma), muhasebe ve görevli olarak ayrı yetkiler tanımlar.
• Her şeyi yazıya dökün: İhtar, karar ve ödeme belgelerini saklayın.
• Tahsilatı yakından izleyin: Borçlular için aidat ödenmezse ne olur yazısındaki adımları izleyin.

Yönetici seçiminden sonra bu görevlerin hepsi için düzenli bir sistem kurmak isterseniz ücretsiz kayıt olabilirsiniz; lansman döneminde tüm özellikler ücretsizdir. Seçim süreci için apartman yöneticisi nasıl seçilir yazısına bakın.

Yönetici görev kontrol listesi

Dönem	Yapılacak
Her ay	Aidat tahsilatı, giderlerin ödenmesi, asansör bakımı
Üç ayda bir	Denetçiyle hesap kontrolü (planda aksi yoksa)
Ocak	Hesap verme, kurul toplantısı, yeni projeyi sunma
Yıl bitiminden sonra bir ay içinde	Defterin notere kapattırılması

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.