Gelir, Gider ve Kasa Takibi: Her Kuruşun Kaydı
Son güncelleme: · Yazan: Senin Site Ekibi
Gelir, gider ve kasa özelliği; fatura ve ödemeleri kategoriye göre kaydeder, tedarikçiye borcu izler, kasa ve banka hesaplarının bakiyesini ve hareketlerini gösterir. Bütçe ekranı planlanan ve gerçekleşen giderleri karşılaştırır. Gider kayıtları tahakkuk esaslıdır.
Bir apartmanın bütçesi küçük bir işletmeninkine benzer: gelirler aidattan, giderler elektrikten, asansör bakımından, temizlikten ve personelden gelir. Bu hareketler düzenli kaydedilmezse yıl sonunda "kasada ne var?" sorusu yanıtsız kalır. Senin Site'nin Giderler, Tedarikçiler, Personel, Kasa ve banka ve Bütçe ekranları bu düzeni kurar.
Ne işe yarar?
- Giderleri kategori, tedarikçi, fatura numarası ve tutarla kaydeder.
- Ödenmeyen faturaları tedarikçi borcu olarak izler.
- Kasa ve banka hesaplarının bakiyesini ve her hareketini gösterir.
- Hesaplar arası virmanı kaydeder.
- Planlanan bütçe ile gerçekleşeni karşılaştırır.
- Aidat gelirleriyle birlikte yıllık işletme defterine ve gelir-gider tablosuna veri sağlar.
Nasıl çalışır?
- Hesapları tanımlayın. Kasa ve banka > + Hesap ekle ile banka veya kasa hesabı oluşturup açılış bakiyesini girin.
- Tedarikçi ekleyin. Tedarikçiler ekranında asansör firması, temizlik şirketi gibi tedarikçiler tanımlanır. Gider girişinde ad yazarken öneri listesi çıkar.
- Gider ekleyin. Giderler > + Gider ekle'de kategori seçin: Elektrik, Su, Doğalgaz, Asansör, Temizlik, Güvenlik, Bakım-Onarım, Personel, Sigorta, Yönetim veya Diğer. Tutarı, tedarikçiyi ve ödeme durumunu belirleyin: Ödendi ise ödeme hesabı seçilir ve hesaptan düşer; Ödenmedi (tedarikçiye borç) ise borç olarak bekler.
- Belge ekleyin. Fatura görüntüsünü Belgeler ekranına yükleyip gider kaydına bağlayın.
- Ödemeyi tamamlayın. Ödenmemiş fatura ödendiğinde ilgili hesap seçilerek kapatılır.
- Virman yapın. Bankadan nakit çektiğinizde Virman ile kaynak ve hedef hesabı seçip kaydedin.
- Bütçeyi izleyin. Bütçe ekranında kalem bazında planlanan ve gerçekleşen tutarlar ile aidat önerisi görülür.
Giderler ekranında neler görünür?
Üst kartlarda Toplam gider, Bu ay gider ve Ödenmemiş faturalar bulunur. Filtreyle kategoriye ve ödeme durumuna göre daraltabilirsiniz. Alt kısımda gider kayıtları listelenir; Kategorilere göre özeti harcamanın nereye gittiğini gösterir. Tüm giderler Excel/CSV olarak dışa aktarılabilir.
Örnek: Asansör bakımı için 3.000 TL'lik fatura geldi. Kategori "Asansör", ödeme "Ödenmedi" olarak girildi. Ekranda ödenmemiş faturalar 3.000 TL görünür. Ödeme yapıldığında banka hesabından düşer. Yıl sonunda kategorilere göre özet, asansör giderinin toplamını net gösterir.
Kasa ve banka ekranı
Her hesap kartında bakiye ve tür (Kasa veya Banka) görünür; üstte Toplam varlık (kasa + banka) yer alır. Bir hesaba tıklayınca tarih aralığına göre hareketler açılır: giriş, çıkış ve yürüyen bakiye. Açılış bakiyesi bakiye hesabının başlangıcıdır. Bankadan gelen aidatlar için banka ekstresi eşleştirme kullanılır.
Kat Mülkiyeti Kanunu ile ilişkisi
Kanunun 20. maddesi, ortak giderlere kat maliklerinin kendi arsa payı oranında (kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi giderlerinde eşit) katılacağını aksi kararlaştırılmadıkça öngörür. 35. madde yöneticiye gider ödemelerini ve avans toplanmasını görev olarak verir. Gider kategorilerinin doğru seçilmesi, hangi kalemin hangi esasa göre paylaşılacağını belirlemeyi kolaylaştırır. Demirbaş ve işletme gideri ayrımı için demirbaş ve işletme gideri farkı yazımıza bakın.
Raporlara veri sağlar
Girilen kayıtlar Raporlar altındaki işletme defteri, gelir-gider tablosu, basit mizan ve bilançoyu besler. Bu çıktıların kapsamı işletme defteri ve karar defteri sayfasında anlatılıyor. Aidat önerisi için işletme projesi hazırlama aracı da kullanılabilir.
Kim kullanır?
| Rol | Yetki |
|---|---|
| Yönetici | Gider, tedarikçi, personel, hesap ve virman girer; silebilir |
| Muhasebe | Gider, tedarikçi, personel, hesap ve virman girer; silemez |
| Denetçi | Tüm finans ekranlarını görür, değiştiremez |
| Görevli | Erişemez |
Ayrıntılar için roller ve yetkiler sayfasına bakın. Sakinlere site finansını göstermek isterseniz Ayarlar'da Sakin portalı bölümündeki seçeneği işaretlersiniz; yalnızca o zaman portalda Site finansı sayfası kullanılır.
İpuçları
- Fatura girerken fatura numarasını yazın; ileride aynı faturayı tekrar girmeyi önler.
- Personel maaşı ve avansı için Personel ekranını kullanın.
- Aylık kapanışta kasa ve banka bakiyesini gerçek bakiyeyle karşılaştırın.
- Sakinlere hesap verirken sade özet (kategorilere göre) hazırlayın.
Ücretsiz kayıt olun ve ilk giderinizi kaydedin.
Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.
Sık sorulan sorular
Gider tahakkuk esaslı ne demek?
Fatura girildiğinde gider olarak yazılır; ödeme durumu ayrıca izlenir. Ödenmemiş fatura tedarikçiye borç olarak görünür, ödenince hesaptan düşer.
Kasa ile banka arasında para aktarımını nasıl kaydederim?
Kasa ve banka ekranındaki Virman düğmesiyle kaynak hesap, hedef hesap, tutar ve tarih girilir. Böylece bankadan çekilen nakit kasaya doğru girer ve toplam varlık değişmez.
Giderlere belge ekleyebilir miyim?
Evet. Belgeler ekranı gider kaydına bağlanabilir; gider listesinde ek olan kayıtta (ek) bağlantısı görünür.
Görevli giderleri görebilir mi?
Hayır. Görevli rolü finans verisini göremez. Gider ekranlarını yönetici ve muhasebe düzenler, denetçi görür.