Banka Ekstresi Eşleştirme: Havaleleri Dairelere Otomatik Bağlayın

Havale ve EFT ile ödenen aidat, yöneticinin en çok zaman kaybettiği alandır. Dekontta "aidat" yazar ama hangi daire olduğu yazmaz; bazen ödemeyi komşunun eşi yapar; bazen açıklama "Mehmet Bey ocak" gibi anlaşılmazdır. Banka ekstresi eşleştirme, bu yığını sıraya koyar.

Ne işe yarar?

Ekstredeki her gelen paranın hangi daireye ait olduğunu belirler ve tahsilat kaydına çevirir. Emin olunan hareketler kendiliğinden işlenir, emin olunmayanlar size sorulur. Böylece onlarca hareketi tek tek hatırlamanız gerekmez; yalnızca belirsiz olanlara bakarsınız.

Nasıl çalışır?

1. Hesabı tanımlayın. Kasa ve banka > + Hesap ekle ile hesap adı, tür (banka veya kasa) ve açılış bakiyesi girilir.
2. Ekstreyi yükleyin. Üç yol vardır: Excel/CSV ile yükle (İçe aktar ekranında Banka hesap ekstresi), Hızlı yapıştır (bankadan satır satır kopyalanan tarih ; açıklama ; tutar biçimi) veya şablonu indirip doldurmak. Aynı satır ikinci kez yüklenmez.
3. Program puanlar. Her hareket için açıklama normalleştirilir ve her daire için kanıt aranır:
   • Daire kalıbı (A-1, A1, A blok daire 1, daire 1) için 45 puan.
   • Malik veya kiracının ad ve soyadının tamamı açıklamada geçiyorsa 45 puan.
   • Aynı açıklamayla daha önce bu daireye onaylanmış eşleşme varsa 30 puan.
   • Tutar borca veya aidata uyuyorsa 10 puan; bu tek başına yetmez.
4. Karar verilir. 90 ve üzeri puan ile ikinci adaydan en az 40 puan öndeyse "yüksek" güven sayılır ve ayar açıksa otomatik tahsilat yapılır. Otomatik işlem yalnızca daire numarası ve ad birlikte tutuyorsa olur; tek kanıt hiçbir zaman yetmez. 40 ve üzeri puan öneri olarak size gelir; altı eşleşmemiş sayılır.
5. Onaylayın. Banka eşleştirme sekmesinde üç liste görürsünüz: Onayınızı bekleyen öneriler (güven yüzdesi ve gerekçesiyle), Eşleşmeyen hareketler (daireyi kendiniz seçin veya yoksayın) ve Son eşleşenler.
6. Gerekirse geri alın. Son eşleşenlerde Geri al ile tahsilat silinir, hareket yeniden onay bekler.

Tek bir satırın hikâyesi

Örnek: Ekstrede "AHMET YILMAZ A BLOK DAIRE 4 OCAK AIDAT" yazan 1.500 TL'lik bir giriş var. Sistemde A-4 dairesinin maliki Ahmet Yılmaz. Daire kalıbı 45, ad soyad 45 puan getirir; toplam 90, ikinci aday yok. Hareket otomatik tahsilat olur ve ilgili dairenin en eski borcundan düşülür. Aynı kişi gelecek ay "A4 AHMET YILMAZ" yazarsa, önceki eşleşme de puana eklenir.

Başka bir hareket yalnızca "AIDAT" yazıyorsa hiçbir kanıt yoktur ve hareket Eşleşmeyen listesine düşer. Aidat dışı gelirleri (örneğin ortak alan ücreti) Yoksay ile ayırabilirsiniz.

Güvenlik ilkeleri

• Tek kanıt (yalnızca tutar ya da yalnızca bir ad) otomatik işleme yetmez.
• Tek sözcüklü adlar güvenilir kanıt sayılmaz; ad eşleşmesi için en az iki sözcük gerekir.
• Blok bilgisi olmayan daire numarası, birden çok blok varsa belirsiz sayılır.
• Her işlemi yapan kayıtlıdır: son eşleşenler listesinde "Otomatik" veya "Yönetici" rozeti görünür.

Kim kullanır?

Yönetici ve muhasebe ekstre yükleyip eşleştirme yapar. Denetçi hareketleri görür ama işlem yapamaz. Görevli bu ekrana erişemez. Otomatik tahsilat ayarını yalnızca yönetici değiştirir. Roller için roller ve yetkiler sayfasına bakın.

Hesap hareketleri ve bakiye

Hesaplar ve hareketler sekmesinde her hesabın giriş, çıkış ve yürüyen bakiyesi tarih aralığıyla filtrelenir. Hesaplar arası para aktarımı Virman ile kaydedilir, böylece bankadan çekilen nakit kasaya doğru girer. Bu konunun devamı gelir-gider ve kasa sayfasındadır.

Yönetici için neden önemli?

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesi yöneticinin topladığı parayı bir bankada, yönetici sıfatı belirtilerek açtırılan hesapta tutmasını öngörür. Ekstre eşleştirme, bu hesaptaki her girişin hangi daire ve hangi borca karşılık geldiğini kanıtlayabilmenizi sağlar; denetçiye hesap verirken işinizi kolaylaştırır.

İpuçları

• Sakinlerden havale açıklamasına blok ve daire numarasını yazmalarını isteyin. Portalda Nasıl öderim? kutusunda IBAN gösterilir; açıklama önerinizi duyuruya ekleyin.
• Ekstreyi haftada bir yüklemek, ay sonu yığılmasını önler.
• Eşleşmeyen hareketler biriktiyse Yeniden eşleştir düğmesi, yeni eklenen kişilerle yeniden dener.
• Ekstre dosyası en fazla 5 MB olabilir.

Ekstre yükleme adımlarının ayrıntısı Excel'den aktarma sayfasında, aidat tarafı aidat takibi sayfasında anlatılıyor. Ücretsiz kayıt olun ve ilk ekstrenizi yükleyin.

Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.