Aidat Takibi: Borçlandırma, Tahsilat ve Cari Hesap

Aidat takibi, bir apartman yönetiminin en sık tekrarlanan işidir. Her ay aynı daireler borçlandırılır, ödemeler toplanır, geciken olursa not alınır. Defterle ya da Excel'le yapıldığında hata payı yüksektir; bir ödemeyi yanlış satıra yazmak, bir kiracının ödemesini ev sahibine mahsup etmek yaygındır. Senin Site'nin Aidat ve tahsilat ekranı bu akışı düzenli bir cari hesap mantığına bağlar.

Aidat takibi ne işe yarar?

• Her ay tüm dairelere tek işlemle borç yazar.
• Ödemeleri, ödemeyi yapan kişinin en eski borcundan başlayarak düşer.
• Kalan anaparayı, geciken gün sayısını ve gecikme tazminatını gösterir.
• Dönem bazlı tahsilat oranını izler.
• Borçlulara hatırlatma ve rapor hazırlığını kolaylaştırır.

Nasıl çalışır?

1. Daireleri ve kişileri tanımlayın. Daire kartında blok, no, aylık aidat, m² ve arsa payı yer alır. Malik ve kiracılar kişi olarak atanır. Liste uzunsa Excel'den aktarma ile yükleyin.
2. Vade günü ve gecikme oranını belirleyin. Ayarlar'da vade günü (1-28) ve aylık oran girilir. Varsayılanlar her ayın 15'i ve aylık %5'tir.
3. Aidat ve tahsilat > Borçlandır deyin. Borç türü olarak "Aylık aidat" veya "Özel borç (demirbaş, tadilat vb.)" seçilir; dönem, dağıtım yöntemi ve borcun kime yazılacağı belirlenir.
4. Dağıtımı seçin. Dairenin tanımlı aidatı, toplam tutarı eşit bölme, m² oranı, arsa payı oranı veya her daireye sabit tutar kullanılabilir. Kanunun 20. maddesi giderlere aksi kararlaştırılmadıkça arsa payı oranında katılmayı, kapıcı ve benzeri giderlerde eşit katılmayı öngörür; hangisini uygulayacağınız yönetim planınıza bağlıdır. Tutarı denemek için aidat hesaplama aracına bakabilirsiniz.
5. Tahsilat girin. + Tahsilat ekle ile ödeyen daire ve kişiyi, tutarı, tarihi, yöntemi (Nakit, Havale/EFT, Kredi kartı) ve hesabı seçin. Havale ile gelenleri tek tek girmek yerine banka ekstresi eşleştirme ile otomatikleştirebilirsiniz.
6. Durumu izleyin. Üstteki özet kartlarda toplam tahakkuk, tahsil edilen, kalan anapara ve gecikme tazminatı görünür.

Dönem özeti ve daire bazlı durum

Dönem özeti ve tahsilatlar sekmesi her ayın tahakkuk ve tahsilat tutarını, yüzde olarak tahsilat oranını ve son tahsilatları gösterir. Son tahsilatlar yöntemine göre Kasa, Banka veya Kart olarak etiketlenir ve Excel olarak indirilebilir.

Daire bazlı durum sekmesi seçili dönemde her dairenin sorumlusunu, dönem borcunu, ödediğini, kalanını ve gecikme gününü listeler. Borçlular için Toplu hatırlatma WhatsApp metni hazırlanır; gönderim sizin elinizdedir. Daire adına tıklayınca dairenin cari hesaplarına, borç kalemlerine ve ödemelerine ulaşırsınız.

Cari hesap mantığı: kişi bazlı borç

Bir dairede hem malik hem kiracı bulunabilir. Senin Site'de borç ve ödeme, daire ve kişi çifti için ayrı izlenir. Kiracı ödeme yaptığında yalnızca kiracının borcu azalır. Borcun kime yazılacağı borçlandırma sırasında "dairenin aidat sorumlusuna", "malike" veya "kiracıya (kiracı yoksa malike)" olarak seçilir. Kişi taşındığında "eski sakin" olarak kalır ve borcu kendi cari hesabında görünür; yeni sakine devredilmez. Bu konuyu malik-kiracı takibi sayfasında genişlettik.

Kim kullanır?

• Yönetici ve muhasebe borçlandırır, tahsilat girer.
• Denetçi tüm ekranı görür, değiştiremez.
• Sakin kendi borcunu portalın Borç ve ekstre sayfasında görür.
• Görevli aidat ekranlarına erişemez.

Yetki ayrıntıları roller ve yetkiler sayfasındadır.

Makbuz ve ekstre

Her tahsilat için yazdırılabilir makbuz alınır; başlık, imza adı ve alt not Ayarlar'dan düzenlenir. Dairenin hesap ekstresi sayfadan alınır. Sakin kendi ekstresini portaldan görür. Makbuz örneğine ihtiyaç duyarsanız aidat makbuzu örneğine bakın.

Gecikme ve takip

Ödenmeyen aidat için hesaplanan tazminat gecikme tazminatı özelliğinde açıklanmıştır. Borçlu listesi, ihtar taslağı ve icra takibi kaydı ile süreci yönetirsiniz. Hukuki sürecin genel çerçevesi için aidat ödenmezse ne olur yazısını okuyun.

İpuçları

• Borçlandırmadan önce m² ve arsa payı değerlerinin daire kartlarında girili olduğundan emin olun.
• Vade tarihini boş bırakırsanız Ayarlar'daki vade günü kullanılır.
• Hata yaparsanız silmeden önce İşlem kaydına bakın; kimin ne yaptığı görünür.
• Kredi kartı seçeneği yalnızca ödemenin nasıl alındığını kaydeder; uygulama içinde online kart tahsilatı yoktur.

Ücretsiz kayıt olun ve ilk dönemi borçlandırın. Konuya daha geniş bakış için aidat takip programı sayfasını okuyabilirsiniz.

Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.