İşletme Defteri ve Karar Defteri: Yazdırılabilir Yasal Çıktılar

Apartman yöneticisinin en çok sorulan iki belgesi vardır: "paramızı nereye harcadınız?" sorusunun cevabı olan işletme defteri ve "bunu kim, ne zaman karar verdi?" sorusunun cevabı olan karar defteri. İkisi de düzenli tutulmazsa genel kurul toplantıları gerginleşir. Senin Site bu belgelerin içeriğini kayıtlardan üretir.

Yasal çerçeve

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32. maddesine göre kat malikleri kurulu kararları, birden başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mühürüyle tasdikli bir deftere yazılır; toplantıda bulunan bütün kat malikleri tarafından imzalanır. 36. madde ise yöneticinin kurul kararlarını, protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri tarih sırasıyla deftere yazmasını, bu defteri ve belgeleri bir dosyada saklamasını; defterin her takvim yılı bitiminden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılmasını zorunlu kılar. Maddeleri mevzuat.gov.tr üzerinden okuyabilirsiniz.

Bu nedenle program bir yardımcıdır: yasal defterin yerine geçmez, onun içeriğini hazırlamanızı ve saklamanızı kolaylaştırır. Konuyu karar defteri nasıl tutulur ve işletme defteri nasıl tutulur rehberlerinde anlattık.

Ne işe yarar?

• Gelir ve giderleri tarih sırasıyla, kasa bakiyesiyle birlikte yıllık defter olarak sunar.
• Tahakkuk esaslı gelir-gider tablosu ve "nakit ile tahakkuk farkı" açıklaması verir.
• Genel kurul kararlarını ve yönetim kurulu kararlarını kayıtlı tutar.
• Karar defteri çıktısını sayfa numaralı, karar numaralı, oy sayılı ve imza alanlı verir.
• Denetçi için mizan ve bilanço çıktısı üretir.

Nasıl çalışır? (İşletme defteri)

1. Gelir ve giderlerinizi her zamanki gibi girin: aidat tahsilatı Aidat ve tahsilat'ta, faturalar Giderler'de.
2. Raporlar > İşletme defteri'ni açın. Tarih, açıklama, gelir, gider ve yürüyen kasa sütunları yıl bazında listelenir.
3. Raporlar > Gelir-gider tablosu'nda tahakkuk esaslı yıllık tablo görünür.
4. Basit yönetim mizanı ve Dönem sonu bilanço raporlarını denetçi veya genel kurul için alın.
5. Yazdır düğmesine basın; yazıcı olarak "PDF olarak kaydet"i seçerek dosya oluşturun.

Nasıl çalışır? (Karar defteri)

1. Anket ve kararlar ekranında + Karar kaydet deyin.
2. Tarih, başlık, toplantı türü (Yönetim Kurulu, Olağan Genel Kurul, Olağanüstü Genel Kurul, Denetim Kurulu, Diğer), katılımcı, kabul, ret ve çekimser sayısını ve karar metnini girin.
3. Karar defteri listesinde kayıtlar tarih sırasıyla durur.
4. Yazdırılabilir karar defteri bağlantısıyla her karar ayrı sayfaya, sayfa numarası ve karar numarasıyla çıktı alınır; imza alanları vardır.
5. Çıktıyı toplantıda imzalatın ve karar metnini noter onaylı deftere işleyin. Çıktının alt notu da bunu hatırlatır.

Örnek: Olağan genel kurulda otopark kapısının yenilenmesi 18 kabul, 2 ret ile kararlaştırıldı. Kararı kaydettiğinizde Karar defteri sayfasında 18/2/0 oylamasıyla görünür. Örnek metin ve imza düzeni için karar tutanağı örneğine bakabilirsiniz.

İşletme projesi ile ilişkisi

Defter geçmişi anlatır, işletme projesi geleceği planlar. Raporlar > İşletme projesi ve aidat önerisi ekranı yıllık planlanan gider kalemlerinden arsa payı, brüt m² veya eşit paylaşımla aylık aidat önerir. Yönetici onaylarsa aidatlar güncellenir. Elle planlamak için işletme projesi hazırlama aracı kullanılabilir.

Kim kullanır?

Rol	İşletme defteri / raporlar	Karar defteri
Yönetici	Görür, çıktı alır	Kaydeder, çıktı alır
Muhasebe	Görür, çıktı alır	Erişemez
Denetçi	Görür, çıktı alır	Görür
Görevli	Erişemez	Erişemez

Bu yetkilerin gerekçesi roller ve yetkiler sayfasında.

İpuçları

• Her ay sonunda defteri kontrol edin; yıl sonuna bırakmak hataları büyütür.
• Gider faturalarını Belgeler ekranına yükleyin; denetçi isterse belge ekini görür.
• Karar numaralarını toplantı bazında düzenli verin.
• Sakinlerin portalda kararları görmesini isterseniz duyuru ve anket özelliğini kullanın.

Ücretsiz kayıt olun ve defter hazırlığını programa bırakın.

Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.