Apartman Karar Defteri Nasıl Tutulur? Noter Onayı

Karar defteri, apartman yönetiminin hukuki hafızasıdır. Bir karar defterde yoksa ya da usulüne uygun yazılmamışsa, kararın varlığını ve içeriğini ispatlamak zorlaşır. Bu rehberde defterin kanuni çerçevesini ve uygulamada nasıl tutulacağını adım adım anlatıyoruz.

Karar defteri nedir ve yasal dayanağı nedir?

Karar defteri, kat malikleri kurulunun aldığı kararların yazıldığı defterdir. Dayanak 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) 32. maddesidir. Metne göre kurul kararları, 1'den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılır; toplantıda bulunan bütün kat malikleri bunu imzalar. Karara aykırı oy verenler, bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyar.

Aynı maddenin son fıkrası defterin neden önemli olduğunu gösterir: İleride çıkacak bir anlaşmazlıkta, karar defterinde aynı konuya dair daha önce verilmiş bir karar varsa kural olarak ona göre çözülür.

Defter noterden nasıl tasdik ettirilir?

Kanun, defterin sayfalarının sıra numaralı ve noter mührüyle tasdikli olmasını ister. Bu yüzden boş bir defteri kullanmaya başlamadan önce notere götürüp tasdik ettirmek gerekir. Noterin istediği belgeler, ücret ve işlem günleri noterden noter değişebildiği için bölgenizdeki bir noterliğe sorun. Defterin kapak bilgilerine bina adı ve adresi yazılması uygulamada tercih edilir.

Yıl sonunda defter nasıl kapatılır?

KMK m.36'ya göre yönetici; kat malikleri kurulunun kararlarını, protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32. maddede söz edilen deftere tarih sırasıyla yazmaya, defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur.

Bu defterin her takvim yılının bitiminden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması zorunludur. Yani 2026 yılı defteri için 2027 Ocak ayı sonuna kadar kapama yaptırmalısınız.

Bu görevleri yerine getirmeyen yöneticiye KMK m.33'ün son fıkrasında yazılı idari para cezaları uygulanır (KMK m.36, son fıkra). Cezanın güncel tutarı için yazı tarihinde yürürlükteki metne bakmalısınız.

Karar defterine neler yazılır?

Kanuna göre defterde kararların yanı sıra protokoller, ihtarlar ve tebligatın özeti ile giderler de tarih sırasıyla yer alır. Kurul kararlarının yazımında şu bilgilerin bulunması iyi uygulamadır:

• Toplantının türü (olağan, olağanüstü), tarihi ve yeri
• Katılan kat maliklerinin sayısı ve yeter sayının sağlandığı
• Gündem maddesi ve karar metni
• Kabul, ret ve çekimser oy sayıları
• Karşı oy kullananların gerekçesi
• Toplantı başkanı, yazman ve oy sayma görevlisinin imzaları, kat maliklerinin imzaları

Örnek kayıt: "12/02/2027 tarihli olağan toplantıda, 14 kat malikinden 10'unun (arsa payı olarak %74) katılımıyla, 2027 yılı aylık aidatının daire başına 1.500 TL olarak belirlenmesi oy çokluğuyla kabul edilmiştir. Kabul: 9, Ret: 1." Burada rakamlar yalnızca örnektir.

Denetçi de bir defter tutar mı?

Evet. KMK m.41'e göre denetçiler, raporlarını, verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları, 1'den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirip tarih koyarak altını imzalar. Denetçinin rolü için denetçi kimdir, ne yapar rehberine bakabilirsiniz.

Senin Site'deki Karar defteri sayfası noter defterinin yerine geçer mi?

Hayır. Senin Site'de kararlar Anket ve Kararlar bölümüne kaydedilir; karar numarası, toplantı türü, tarihi, konusu, katılımcı ve oy sayıları ile karar metni girilir. Raporlar bölümündeki Karar defteri sayfası bu kayıtları her karar ayrı sayfaya düşecek biçimde, imza alanlarıyla birlikte yazdırılabilir hale getirir. Toplantı türüne göre imza alanları değişir; örneğin genel kurulda toplantı başkanı, katip ve oy toplama memuru, yönetim kurulunda yönetici ve üyeler görünür.

Önemli olan sınırdır: Bu çıktı noter onaylı karar defterinin yerine geçmez; kararların onaylı deftere işlenmesi gerekir. Dijital kayıt; kararları aramak, yıl bazında listelemek ve noter defterine geçirilecek metni hazır tutmak için yardımcı bir kayıttır. Ayrıntılar için işletme defteri ve karar defteri özelliğini inceleyin.

Sık yapılan hatalar

1. Noter tasdikli olmayan defter kullanmak. Sayfa numaraları ve mühür kanunun aradığı unsurlardır.
2. Kararları tarih sırasını bozarak yazmak. Kanun tarih sırası ister.
3. İmzaları toplamamak. Toplantıda bulunan bütün kat maliklerinin imzası gerekir.
4. Yıl sonunda kapama yaptırmamak. Bir aylık süre kaçırılırsa yönetici yaptırıma maruz kalabilir.
5. Karşı oyun gerekçesini yazmamak. Aykırı oy veren, sebebini yazarak imza atar.
6. Defteri yönetici değişince teslim etmemek. Defter ve belgeler apartmanın kayıtlarıdır; yeni yöneticiye devredilmelidir.

Karara itiraz süresi defterle nasıl ilgilidir?

KMK m.33'e göre iptal davası süreleri karar tarihinden ve kararın öğrenilmesinden işler: toplantıya katılıp aykırı oy kullanan için karar tarihinden itibaren bir ay; katılmayan için öğrenmeden itibaren bir ay ve her halde karar tarihinden itibaren altı ay. Karar tarihinin defterde açıkça yazılması bu süreler bakımından da önem taşır.

Toplantının nasıl yapılacağı için toplantı rehberine, her karar için gereken çoğunlukları görmek için yeter sayılar tablosuna, hazır tutanak için karar tutanağı aracına göz atın. Giderlerin kaydı ise işletme defteri rehberinde anlatılıyor. Kararlarınızı dijital kayıt altına almak için Senin Site'ye ücretsiz kaydolabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.