Apartman İşletme Defteri Nasıl Tutulur?

Aidat toplanıyor, faturalar ödeniyor, bir yıl sonunda "para nereye gitti?" sorusu geliyor. İyi tutulmuş bir işletme defteri bu sorunun tek cümlelik cevabıdır. Bu rehberde kanundaki yükümlülüğü ve pratik kayıt yöntemini bulacaksınız.

Kanun defter konusunda ne der?

Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) m.36, yöneticinin görevleri arasında defter tutulmasını ve belgelerin saklanmasını sayar. Metne göre yönetici; kat malikleri kurulunun kararlarını, protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32. maddede söz edilen deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur.

Defterin her takvim yılının bitiminden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması zorunludur. Görevleri yerine getirmeyen yöneticiye m.33'ün son fıkrasındaki idari para cezaları uygulanır. Noter tasdiki ve kapama için karar defteri rehberine bakın.

Dikkat: Kanun "işletme defteri" adını geçirmez. Pratikte yöneticiler gelir ve gider kayıtlarını tuttuğu hesap defterine bu adı verir. Önemli olan, giderlerin tarih sırasıyla yazılması ve belgelerin saklanmasıdır.

Yönetici ne zaman hesap verir?

KMK m.39'a göre yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda, böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna anagayrimenkul dolayısıyla o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılmış olan giderlerin hesabını vermekle yükümlüdür. Kat maliklerinin yarısı isterse, arsa payları ne olursa olsun, yönetim planında yazılı zamanlar dışında da hesabın gösterilmesi yöneticiden istenebilir.

Hesapların denetimi için yönetim planında belli bir zaman konulmamışsa denetim her üç ayda bir yapılır; haklı sebep çıkarsa her zaman yapılabilir (KMK m.41). Denetçi rolü için denetçi kimdir, ne yapar rehberine bakın.

Nakit esaslı defter nedir?

Muhasebede iki temel yöntem vardır:

Yöntem	Neyi kaydeder?	Apartman için uygunluğu
Nakit esası	Para kasaya/bankaya girdiğinde veya çıktığında	Basit, denetlenmesi kolay, gönüllü yöneticiler için uygun
Tahakkuk esası	Borç/alacak doğduğu anda, para hareketi olmasa da	Alacak ve borç takibi için ayrıca yararlı, daha karmaşık

Küçük ve orta ölçekli apartmanlarda defter genellikle nakit esaslıdır: Aidat tahsil edilince gelir, fatura ödenince gider yazılır. Ödenmemiş aidat ve ödenmemiş fatura ayrı bir listede (borç/alacak listesi) izlenir.

Örnek: Mart ayı elektrik faturası 4.200 TL tutarında kesildi ama 5 Nisan'da ödendi. Nakit esaslı defterde bu gider Nisan'da görünür. Mart aidatından 10 daire ödedi, 2 daire ödemedi; defterde yalnızca ödenen 10 dairenin tahsilatı gelir olarak yer alır. Ödemeyen iki dairenin borcu aidat takibinde izlenir.

Defter nasıl düzenlenir?

Bir işletme defterinde şu sütunlar yeterlidir:

1. Tarih
2. Açıklama (aidat, tedarikçi ödemesi, personel maaşı gibi)
3. Gelir
4. Gider
5. Kasa/banka bakiyesi (her işlemden sonraki toplam)

Yıl başında bir önceki yıldan devir bakiye yazılır. Her satırda bakiye, bir önceki bakiyeye gelir eklenerek, gider çıkarılarak hesaplanır. Yıl sonunda toplam gelir, toplam gider ve kapanış bakiyesi çıkarılır.

Her kayıt için bir belge bulunmalıdır: fatura, makbuz, banka dekontu, maaş bordrosu. Belgeler tarih sırasıyla bir dosyada saklanır (KMK m.36). Bu belgelerin hangi sürelerle saklanması gerektiğine dair ayrıca mevzuat olabilir; muhasebeciniz veya avukatınızla kontrol edin.

Kayıt hatalarını nasıl önlersiniz?

• Para hareketlerini aynı gün kaydedin. Hafta sonuna bırakılan kayıt eksik kalır.
• Kasa ile banka hesabını ayırın. Her biri için ayrı bakiye izleyin. Yöneticinin, topladığı paraları ve avansları yatırmak ve gerektiğinde almak üzere muteber bir bankada kendi adına ve fakat anagayrimenkulün yönetici sıfatı gösterilmek suretiyle hesap açtırması kanunda sayılan görevlerdendir (KMK m.35/j).
• Kişisel harcamalarla karıştırmayın.
• Yıllık bütçeyle karşılaştırın. Plan ile gerçekleşen arasındaki farkı genel kurulda açıklayın; bütçe için işletme projesi rehberine bakın.

Senin Site'de İşletme defteri

Senin Site'deki Raporlar > İşletme defteri sayfası nakit esaslıdır ve bu yazıdaki ilkeleri izler:

• Gelir: Daire ödemeleri ve tahsilatlar, tarih ve daire/malik adıyla listelenir.
• Gider: Hesaptan fiilen çıkan paralar yazılır: nakit olarak işaretlenen giderler, tedarikçi ödemeleri ve personel maaş (net) ile avans ödemeleri. Ödenmemiş fatura sayılmaz; tedarikçiye ödeme yapıldığında çıkış olarak görünür.
• Devir bakiye: Önceki yılların tahsilat ve ödemeleri ile hesapların açılış bakiyeleri dikkate alınarak yıl başı bakiyesi hesaplanır.
• Kasa sütunu: Her satırdan sonra güncel bakiye gösterilir; sayfa sonunda toplam gelir, toplam gider ve kapanış bakiyesi bulunur.
• Yıl seçilir ve defter yazdırılabilir; sayfanın üstünde "ödenmemiş fatura ve tahsil edilmemiş aidat yer almaz" uyarısı vardır.

Bu çıktı, yöneticinin kayıtlarını düzenli tutmasına yardım eden bir rapordur. Noter tasdikli karar defterinin yerine geçmez. Özelliğin ayrıntıları için işletme defteri ve karar defteri ve gelir, gider ve kasa sayfalarına bakın. Yöneticinin tüm görevleri için yöneticinin görevleri ve sorumlulukları rehberini okuyabilirsiniz. Lansman döneminde tüm özellikler ücretsizdir; kayıt olarak deneyin.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.