Arıza ve Talep Takibi: Bildirimden Çözüme Kayıt

Asansör bozuldu, koridor lambası yanmıyor, çatıdan su sızıyor... Bunlar WhatsApp grubunda bildirildiğinde ertesi gün mesaj yığınında kaybolur. Kim bildirdi, kime iletildi, çözüldü mü bilinmez. Arıza ve talepler ekranı bu akışı kayıt altına alır.

Ne işe yarar?

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesi yöneticiye anagayrimenkulün kullanılması, korunması, bakımı ve onarımı için gereken tedbirleri alma görevini verir. Talep takibi, bu tedbirlerin kaydını tutmanıza yardım eder: ne zaman bildirildi, ne zaman ilgilenildi, ne zaman bitti.

Nasıl çalışır?

1. Talep açılır. Sakin portalda Taleplerim > + Yeni talep ile kategori, başlık (örn. "Giriş kapısı kapanmıyor") ve açıklama girer. Yönetim de Arıza ve talepler > + Yeni talep ile ortak alan veya belirli bir daire için talep açabilir.
2. Yönetim bildirim alır. Sakin yeni talep açınca yönetime bildirim gider.
3. Sınıflandırın. Kategori: Su, Elektrik, Asansör, Temizlik, Güvenlik, Diğer. Öncelik: Düşük, Normal, Acil. Durum: Açık, Devam ediyor, Çözüldü.
4. Atayın. Talebi aktif bir görevli veya yöneticiye atayın.
5. Yanıt yazın. Sakine görünen yanıt ve yalnızca yönetimde kalan iç not ayrı alanlardır.
6. Çözün. Durumu "Çözüldü" yapın. Durum, öncelik, kategori ve atama değişiklikleri Durum geçmişine tarihli yazılır.
7. Sakin izler. Sakin portalda talebinin durumunu ve yanıtını görür; değişiklikte bildirim alır.

Örnek: Bir sakin "B blok koridor lambası yanmıyor" talebini Elektrik kategorisiyle açar. Yönetim önceliği Normal bırakır, görevli Ali'ye atar, iç nota "ampul stokta yok" yazar. Ertesi gün durum "Çözüldü", sakine yanıt "Lamba değiştirildi" olur. Geçmişte tüm adımlar saatleriyle görünür.

Liste ve filtreler

Ekran listesi numara, tarih, konum (daire veya ortak alan), talep, kategori, öncelik, atanan, durum ve geçen süre sütunlarını gösterir. Durum, kategori ve önceliğe göre filtre yapabilirsiniz. Geçen süre, açık talebin ne kadar beklediğini gösterdiği için unutulan işleri görünür kılar.

Kim kullanır?

Rol	Yetki
Yönetici	Açar, günceller, atar
Görevli	Açar, günceller; ana sayfası bu ekrandır
Denetçi	Görür, değiştiremez
Muhasebe	Erişemez
Sakin	Yalnızca kendi taleplerini açar ve izler

Görevli rolü, finans verisini görmeden saha işini yürütmek için tasarlanmıştır. Ayrıntılar roller ve yetkiler sayfasında.

Neden kayıt tutmak önemli?

Sözlü iletilen arıza bir hafta sonra "ben bildirmiştim" tartışmasına dönüşür. Kayıtlı talepte bildirim tarihi, ilgilenen kişi ve kapanış tarihi bellidir. Bu, hem sakinle yönetim arasındaki güveni artırır hem de bakım firmalarıyla konuşurken elinizde tarihli veri olmasını sağlar. Aynı sorunun sık tekrarlandığı yerleri (örneğin belirli bir blokta su kaçağı) kategori ve konum filtresiyle görmek, kalıcı çözüm için bütçe ayırma kararını da kolaylaştırır. Sakin açısından da fayda büyüktür: kimseyi aramadan talebin hangi aşamada olduğunu portaldan görür.

İpuçları

• Acil öncelikli talepleri günlük kontrol listenize alın.
• Çözümü sakine yazılı yanıtla bildirin; "ilgilenildi mi?" sorularını azaltır.
• Tekrarlayan arızaları (örn. asansör) kategoriye göre filtreleyip bakım firmasıyla konuşurken veri olarak kullanın.
• Toplu bilgilendirme gerekirse duyuru yapın.

Portal ve bildirimler için sakin portalı ve mobil uygulama sayfasına bakın. Ücretsiz kayıt olun.

Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.