Apartman Yönetim Programı Nasıl Seçilir? (2026 Kriterleri)

Piyasada çok sayıda apartman ve site yönetim programı var; hepsi "kolay" ve "güvenli" olduğunu söylüyor. Bu yazıda marka karşılaştırması yapmıyoruz. Bunun yerine hangi sorunun hangi kritere denk geldiğini gösteriyor ve her programa, kendi ürünümüz dahil, uygulayabileceğiniz bir ölçüt listesi veriyoruz.

Program seçmeden önce kendinize ne sormalısınız?

Önce ihtiyacı netleştirin. Aşağıdaki sorulara verdiğiniz cevap, kriter tablosundaki hangi satırların sizin için önemli olduğunu belirler.

1. Kaç bağımsız bölüm ve kaç blok yönetiyorsunuz?
2. Tek bir apartman mı, birden çok site mi yönetiyorsunuz?
3. Tahsilatın çoğu banka havalesi mi, nakit mi?
4. Sakinlerin borçlarını görmesini ve talep açmasını istiyor musunuz?
5. Kat malikleri kurulu kararlarını ve işletme defterini düzenli tutmak zorunda mısınız?
6. Yönetim bir kişide mi, yönetim kurulu ve denetçiyle mi yürüyor?

Bunlara verdiğiniz cevaplar, "her şeyi yapan" bir programla "işimi çözen" program arasındaki farkı gösterir.

12 kriterle program değerlendirme tablosu

Aşağıdaki tabloyu herhangi bir yazılımı değerlendirirken kullanabilirsiniz. "Neden önemli" sütunu, kriterin gerçek hayattaki karşılığını anlatır.

Kriter	Neden önemli?	Nasıl denetlenir?
Aidat ve borç takibi	Temel iş budur; hata en çok burada çıkar	Demo hesapta borç ve tahsilat girip ekstreyi inceleyin
Gecikme tazminatı hesabı	Kanundaki oranı doğru ve açıklanabilir uygulamalı	Hesap formülü gösteriliyor mu, oran ayarlanabilir mi
Banka ekstresi eşleştirme	Elle girişi ve hatayı azaltır	Excel/CSV ekstre yükleyip eşleşme sonucunu görün
Yasal defterler	İşletme defteri ve karar defteri düzeni	Rapor ve kayıt çıktılarını inceleyin
Sakin portalı	Şeffaflık, "borcum ne" aramalarını azaltır	Sakin gözüyle giriş yapın, telefondan deneyin
Roller ve yetkiler	Muhasebeci, denetçi, görevli aynı yetkiyi taşımamalı	Her rolün neyi görüp değiştirebildiğini sorun
Değiştirilemez işlem kaydı	Hesap verebilirlik; "bunu kim değiştirdi" sorusu	Kayıt geçmişinde eski/yeni değer görünüyor mu
Veri güvenliği ve ayrımı	Sakinlerin kişisel verisi sizde	Site verileri birbirinden ayrı mı, yedekleme nasıl
Veriyi dışarı alma ve içe aktarma	Programa bağımlı kalmamak için	Excel/CSV ile içeri ve dışarı aktarım var mı
Mobil kullanım	Yönetici ve sakin çoğunlukla telefonda	Tarayıcıda ve ana ekranda deneyin
Fiyat ve sözleşme şeffaflığı	Sürpriz fatura olmamalı	Fiyat sayfası, iptal ve veri iade koşulları
Destek ve sürdürülebilirlik	Yıllarca kullanacaksınız	Destek kanalı, şirket bilgisi, güncelleme sıklığı

Örnek: Yirmi daireli bir apartmanda her ay yaklaşık yirmi tahsilat takip ediliyor. Elle eşleştirmede ayda yalnızca iki hata bile yılda 24 düzeltme demektir. Banka eşleştirme bu işi tek bir listeye indirir.

Hangi kriter hangi bina için daha önemli?

Küçük bir apartman (10 daire altı) için temel öncelik basitliktir. Aidat takibi, ekstre, borçlu listesi ve WhatsApp ile paylaşım çoğu zaman yeterlidir.

Orta ölçekli bir bina (10-50 daire) için banka eşleştirme, sakin portalı ve roller öne çıkar. Çünkü muhasebe, denetçi ve yönetim ayrı kişilerdir.

Büyük bir site ya da yönetim şirketi için çoklu site yönetimi, yetki ayrımı ve işlem kaydı kritik hale gelir. Bu noktada bir programın bir siteyi mi yoksa birden çok siteyi mi desteklediğini mutlaka sorun.

Dikkat edilmesi gereken uyarı işaretleri

• Veri iadesi belirsiz. Hizmeti bıraktığınızda verinizi alabileceğinizi yazılı olarak öğrenin.
• Hesaplamanın nasıl yapıldığı gizli. Gecikme tazminatını "bir yerden" çekip gösteren bir program, tartışmada elinizi zayıflatır. Kanunda aylık yüzde beş oranı öngörülür (634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu m.20); programın bu oranı ve gün sayısını açıkça göstermesi gerekir.
• Yetki yok. Herkes her şeyi değiştirebiliyorsa, hata da yolsuzluk iddiası da kaçınılmazdır.
• Şirket bilgisi yok. Adres, iletişim ve sorumlu kişi görünmüyorsa güven eksiktir.
• Aşırı vaat. "Her sorununuzu çözer" diyen bir ürün genellikle hiçbirini tam çözmez.

Hesabın mantığını görmek için gecikme tazminatı hesaplama aracını farklı programlarda çıkan sonuçla karşılaştırabilirsiniz.

Senin Site'yi aynı kriterlerle değerlendirelim

Tarafsız bir rehber yazdığımız için kendi ürünümüzü de aynı tabloda, güçlü ve zayıf yanlarıyla değerlendiriyoruz.

Kriter	Senin Site'de durum
Aidat ve borç takibi	Var. Cari hesap kişiye bağlıdır; ödemeler en eski borca uygulanır
Gecikme tazminatı	Var. Basit aylık oran ve gün hesabı; oran ayarlardan değiştirilebilir
Banka ekstresi eşleştirme	Var. Excel/CSV ekstre yüklenir, gelen paralar onaya sunulur
Yasal defterler	İşletme ve karar defteri düzeni var; resmî onay işlemleri kullanıcıya aittir
Sakin portalı	Var; telefon tarayıcısından ana ekrana eklenerek uygulama gibi kullanılır
Roller ve yetkiler	Yönetici, muhasebe, denetçi ve görevli rolleri ayrı yetkilidir
İşlem kaydı	Var. Değişiklikler eski ve yeni değerleriyle tutulur, değiştirilemez
İçe aktarma	Var. Daire, devreden borç ve ekstre için önizlemeli aktarım
Mobil	Web uygulaması (PWA) hazır; mağaza uygulaması yakında
Fiyat	Lansman döneminde tüm özellikler ücretsiz, kredi kartı gerekmez

Yapamadığımız şeyler

Dürüst olmak gerekirse bazı noktalarda eksiğiz ve bunu baştan söylemeyi tercih ederiz:

• SMS bildirimi şu an yok. Bildirimler web push, mobil push ve e-posta ile gider.
• Çoklu site yönetimi şu an yok. Birden çok siteyi tek hesaptan yönetmek isteyen yönetim firmaları için bu özellik henüz hazır değil; yakında.
• Mağaza uygulaması yok, yakında. Şimdilik telefon tarayıcısından ana ekrana eklenen uygulama kullanılabilir.
• Resmî onay gerektiren işlemler, örneğin defterlerin tasdiki, yazılım tarafından yapılmaz. Bu sorumluluk yönetimdedir.

Bu eksiklikler sizin için engelse başka bir çözüm değerlendirmeniz doğru olur. Değilse özellikleri apartman yönetim programı sayfasında ayrıntılı görebilirsiniz.

Karar vermeden önce uygulamanız gereken 5 adım

1. Önceliklerinizi yazın. Yukarıdaki tablodan sizin için kritik beş satırı seçin.
2. Gerçek veriyle deneyin. Birkaç dairenin gerçek borç ve tahsilatını girin. Demo veriyle her program iyi görünür.
3. Sakin gözüyle bakın. Portalı bir sakin hesabıyla açın, telefondan kullanın.
4. Çıkış yolunu öğrenin. Verilerinizi alıp başka yere taşıyabildiğinizi doğrulayın.
5. Yönetim kuruluyla paylaşın. Programı tek başınıza seçmeyin; denetçinin de görüşünü alın. Denetçinin rolü için denetçi kimdir ne yapar yazısına bakabilirsiniz.

Geçişi kolaylaştıran ayrıntılar

Program seçildikten sonra asıl iş mevcut verinin taşınmasıdır. Excel kullanıyorsanız adım adım anlatan Excel'den apartman yönetim programına geçiş rehberi işinize yarar. Aidatı nasıl böleceğinizden emin değilseniz aidat hesaplama aracını önce deneyin. Rol yapısı hakkında bilgi için roller ve yetkiler, borç takibi için aidat takibi sayfalarını inceleyebilirsiniz.

Defter düzeni konusunda da bir ölçüt geliştirin; programın raporları, işletme defteri nasıl tutulur yazısındaki düzene uyuyor mu diye bakın.

Senin Site'yi denemek isterseniz ücretsiz kayıt oluşturup kendi verinizle tabloyu yeniden doldurabilirsiniz. Cevaplar sizi tatmin etmezse, kayıt sizi bağlamaz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.