Excel'den Apartman Yönetim Programına Geçiş Rehberi

Yıllarca Excel'de tutulan aidat tablosu çoğu apartmanda işini görür; ta ki yönetici değişene, tablo bozulana ya da "geçen yıl kimin borcu neydi" sorusu gelene kadar. Programa geçmek, veriyi yeniden elle girmek anlamına gelmez. Bu rehberde Senin Site'deki İçe aktar sayfasının nasıl çalıştığını, hangi dosyaları hazırlayacağınızı ve geçişi hatasız yapmak için izleyeceğiniz sırayı anlatıyoruz.

Geçişe başlamadan önce neyi hazırlamalı?

Üç şeye ihtiyacınız var. Hepsi elinizde zaten vardır, yalnızca düzenlemek gerekir.

1. Daire ve sakin listesi. Blok, daire numarası, malik adı; varsa kiracı, telefon, e-posta, aylık aidat, brüt m² ve arsa payı.
2. Devreden borç ve alacaklar. Geçiş tarihindeki durum: hangi daire ne kadar borçlu, kimin fazla ödemesi var.
3. Banka hesap ekstresi. Bankanın internet şubesinden indirdiğiniz Excel ya da CSV dosyası.

Üçüncüsü zorunlu değildir; geçişten sonra da her ay yükleyebilirsiniz. Ama ilk ikisi sistemin temelini oluşturur.

İpucu: Geçiş için ayın başını ya da bir dönem sonunu seçin. Devreden bakiyeleri kesin bir güne bağlamak, sonraki hesapları çok kolaylaştırır.

İçe aktar sayfası nasıl çalışır?

Yönetim panelinde İçe aktar sayfasını açtığınızda üç sekme görürsünüz.

Sekme	Ne yükler?	Not
Daire ve sakin listesi	Daireler, malikler, kiracılar, aidat tutarı	Kayıtlı daireler değişmez, yenileri eklenir
Açılış bakiyeleri	Daire/kişi başına devreden borç (+) ya da alacak (−)	Önce daireler yüklenmiş olmalı
Banka hesap ekstresi	Hesap hareketleri	Gelen paralar "onay bekliyor" olarak listelenir

Her sekmede aynı üç adım vardır. Önce Excel (.xlsx) ya da CSV şablonunu indirirsiniz. Sonra kendi verinizi şablondaki başlıkların altına yapıştırıp kaydedersiniz. Son olarak dosyayı yüklersiniz. Dosya en fazla 5 MB olabilir; .xlsx, .csv, .txt ve .tsv biçimleri kabul edilir. Bu sayfayı yönetici ve muhasebe rolündeki kullanıcılar kullanabilir; denetçi yalnızca görür.

1. Adım: Daire ve sakin listesini taşıma

Şablonun sütunları şunlardır: Blok, Daire No, Malik Adı Soyadı, Malik Telefon, Malik E-posta, Malik TC Kimlik No, Kiracı Adı Soyadı, Kiracı Telefon, Kiracı E-posta, Aylık Aidat, m², Arsa Payı ve Aidat Sorumlusu.

Zorunlu olanlar yalnızca Daire No ve Malik Adı Soyadı'dır. Gerisi boş bırakılabilir, sonra uygulamadan tamamlanır. Blok boşsa "A" kabul edilir. "Aidat Sorumlusu" sütununa "Malik" ya da "Kiracı" yazabilirsiniz; boş bırakırsanız malik sorumlu sayılır.

Arsa payı ve m² bilgisini de doldurmanızı öneririz; aidatı arsa payına ya da metrekareye göre bölmek isterseniz bu veri gerekir. Mantığı için arsa payına göre gider paylaşımı yazımıza bakabilirsiniz.

Örnek satır: Blok A, Daire No 1, Malik Ahmet Yılmaz, Kiracı Ayşe Demir, Aylık Aidat 1.500, m² 95, Arsa Payı 25, Aidat Sorumlusu Malik.

Tutarları 1.500,00 ya da 1500 biçiminde yazabilirsiniz; ikisi de doğru okunur.

2. Adım: Devreden borçları nasıl yüklerim?

Programa geçişte en kritik adım budur. Şablonda Blok, Daire No, Kişi (Malik/Kiracı), Bakiye, Tarih ve Açıklama sütunları bulunur.

• Pozitif tutar borçtur: 3200 yazarsanız o daire 3.200 TL borçla başlar.
• Negatif tutar alacaktır: -500, fazla ödeme demektir.
• Tarih sütunu boşsa sayfadaki açılış tarihi alanı kullanılır; bu, borcun doğduğu ya da devir yapılan tarihtir. Tarihleri gg.aa.yyyy biçiminde yazın.

Kişi sütununu boş bırakırsanız bakiye aidat sorumlusuna yazılır. "Malik" ya da "Kiracı" dışında bir değer yazarsanız satır hata olarak işaretlenir.

Bunun bir önemi daha var: gecikme tazminatı bu tutarlar üzerinden de hesaplanır. Hesabın nasıl yapıldığını gecikme tazminatı nasıl hesaplanır rehberinde bulabilirsiniz.

3. Adım: Banka ekstresi nasıl yüklenir?

Önce ekstrenin hangi banka hesabına ait olduğunu seçersiniz. Şablonda Tarih, Açıklama, Tutar ve isteğe bağlı Referans/Dekont No sütunları vardır. Bankanızın dosyasındaki "İşlem Tarihi", "İşlem Açıklaması", "İşlem Tutarı" gibi başlıklar da tanınır.

Giden paralar eksi, gelenler artı olmalıdır. Yükleme sonrasında gelen paralar onay bekliyor olarak listelenir; eşleşenleri Kasa ve Banka sayfasında tahsilata çevirirsiniz. Ayrıntıyı banka ekstresi eşleştirme sayfasında anlattık.

Önizleme ekranında hata varsa ne olur?

Dosyayı yüklediğinizde kayıt yapılmaz; önce önizleme görürsünüz. Satırlar üç gruba ayrılır:

• Eklenecek kayıtlar: doğrulamayı geçenler.
• Atlanacak satırlar: zaten kayıtlı olanlar gibi.
• Hatalı satırlar: eksik daire numarası, boş malik adı, geçersiz tutar gibi sorunlar. Her satırın yanında nedeni yazar.

Üstte özet kutuları yer alır; hatalıların sayısı kırmızı görünür. Düğme, hata varsa "Hatalıları atla, N kaydı ekle" şeklini alır. Onay verdiğinizde tüm kayıtlar tek işlemde eklenir; bir sorun çıkarsa hiçbiri eklenmez, yarım veri kalmaz. Doğrulama onay anında yeniden yapılır; böylece önizleme ile onay arasında veri değişmişse sorun gözden kaçmaz.

Geçişten sonra neleri kontrol etmeliyim?

Aktarım biter bitmez şu kontrolleri yapın:

1. Daire sayısı sizin listenizle aynı mı?
2. Her dairenin malik ve kiracı bilgisi doğru mu?
3. Toplam devreden borç, Excel'deki toplamla tutuyor mu? İki tutarı yan yana yazın.
4. Birkaç dairenin ekstresini açın; bakiye beklediğiniz gibi mi?
5. Aidat tutarları dairelere doğru işlenmiş mi?
6. İlk borçlandırmadan önce vade gününü ve gecikme oranını ayarlardan kontrol edin.

Bu kontrolü geçiş gününde yapın. Bir hatayı hemen düzeltmek, aylar sonra fark etmekten çok daha ucuzdur. Yapılan her düzeltme programdaki işlem kaydında görünür.

En sık yapılan hatalar

• Başlığı değiştirmek. Şablondaki başlıkları silip kendi başlığınızı yazarsanız zorunlu sütun bulunamayabilir.
• Birleştirilmiş hücreler. Excel'de birleştirilmiş hücreleri çözün; her satır tek bir daireyi anlatmalıdır.
• Tutarı yazıyla girmek. "1.500 TL" ve "₺1.500,00" okunur, ama "bin beş yüz" okunmaz.
• Sırayı karıştırmak. Sıra her zaman daire, açılış bakiyesi, ekstre olmalıdır.
• Tek dosyada her şeyi toplamak. Üç tür için üç ayrı şablon kullanın.

Şablonları görmek isterseniz uygulamanın içe aktarma şablonuyla aynı sütunları içeren aidat takip Excel şablonu sayfasına bakın. Özelliğin genel tanıtımı için Excel'den aktarma sayfasını, program seçerken bakılacak ölçütler için apartman yönetim programı nasıl seçilir yazısını okuyabilirsiniz.

Geçişten sonra iş akışı nasıl değişir?

Geçiş bittikten sonra iş akışı sadeleşir. Her ay borçlandırmayı oluşturur, tahsilatları ekstreden eşleştirir, gecikme tazminatını sistemin hesaplamasına bırakırsınız. Sakinler borçlarını kendi portallarından görür. Kayıtların her biri işlem kaydında izlenir; yeni yönetici geldiğinde teslim edilecek bir tablo değil, belgelenmiş bir sistem kalır. Defter konusunda ayrıntı için işletme defteri nasıl tutulur yazısına bakın.

Lansman döneminde tüm özellikler ücretsizdir ve kredi kartı gerekmez. Denemek için ücretsiz hesap oluşturun, şablonları indirip kendi verinizin önizlemesini görün. Önizleme aşamasında hiçbir şey kaydedilmediği için denemenin riski yoktur.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.