Apartman Yönetim Programı: Aidat, Gider ve Defterler Tek Ekranda

Apartman yöneticiliği çoğu zaman gönüllü bir iştir: işinizden eve gelir, aidatları toplar, faturaları öder, asansör firmasını arar, komşulara hesabı anlatırsınız. Bir defter, bir Excel dosyası ve bir WhatsApp grubu bir noktadan sonra yetmez. Kim ödedi, kim ödemedi, kasada ne kadar var, geçen ay neye harcandı sorularının cevabı farklı yerlere dağılır. Senin Site, bu dağınıklığı tek bir apartman yönetim programında toplar.

Apartman yönetim programı ne yapar?

Program, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun yöneticiye yüklediği işleri düzenli tutmanıza yardım eder. Kanunun 35. maddesi yöneticinin görevleri arasında ortak giderler için avans toplanmasını, ödemelerin yapılmasını, borcunu ödemeyen kat maliklerine karşı takip yürütülmesini ve toplanan paraların bankada hesapta tutulmasını sayar. Programdaki ekranlar bu görevlerin günlük karşılığıdır.

Yöneticinin işi	Programdaki karşılığı
Aylık aidatı toplamak	Aidat ve tahsilat ekranında toplu borçlandırma ve tahsilat
Ödemeyen malike karşı takip	Gecikme tazminatı, borçlu listesi, ihtarname taslağı, İcra takibi kaydı
Faturaları ödemek	Giderler ve Tedarikçiler ekranları
Parayı hesapta tutmak	Kasa ve banka ekranı, bakiye ve hareketler
Kararları deftere yazmak	Anket ve kararlar ile Karar defteri çıktısı
Komşulara hesap vermek	Raporlar ve sakin portalındaki Site finansı

Aidat toplamak neden bu kadar yorucu?

Her ay aynı sorular yinelenir. Hangi daire ödedi? Kiracı mı ev sahibi mi ödemeli? Dekontta daire numarası yazmamışlar, kim yatırmış? Gecikme tazminatını nasıl hesaplayacağım? Programda bu sorular tek tek çözülür.

Aylık borçlandırma tek tıkla yapılır. Aidat tanımlı tutardan, eşit bölüşümle, m² oranıyla ya da arsa payına göre dağıtılabilir. Aynı dönem için işlemi yanlışlıkla tekrar çalıştırırsanız mevcut kayıtlar korunur, ikinci kez borç yazılmaz.

Tahsilat girerken ödemeyi yapan kişiyi seçersiniz. Program ödemeyi o kişinin en eski borcundan başlayarak düşer. Böylece kiracının ödemesi ev sahibinin borcunu kapatmaz; her kişinin cari hesabı ayrı izlenir. Ayrıntılar için aidat takibi özelliği sayfasına bakın.

Gecikme tazminatını siz hesaplamazsınız. Kanunun 20. maddesine göre gider veya avans payının tamamını ödemeyen kat maliki, ödemede geciktiği günler için aylık yüzde beş hesabıyla gecikme tazminatı öder. Program, Ayarlar'daki oran ve vade gününe göre vadeden bugüne kadar geçen gün sayısıyla tazminatı hesaplar. Oranı kendi yönetim planınıza göre değiştirebilirsiniz. Nasıl çalıştığını gecikme tazminatı sayfasında örnekle anlattık.

Banka dekontlarını elle işlemek zorunda mıyım?

Hayır. Bankadan indirdiğiniz ekstreyi Excel veya CSV olarak yüklersiniz ya da satırları Hızlı yapıştır ile yapıştırırsınız. Program her gelen para için açıklamaya bakar: "A-1", "A blok daire 1" gibi daire kalıplarını ve malik veya kiracının adını arar. Daire numarası ve ad birlikte tam tutarsa tahsilat otomatik işlenir; emin olamadığı hareketleri "onay bekliyor" olarak size bırakır. Otomatik işlenen bir kaydı Geri al ile her zaman geri alabilirsiniz. Mantığın tamamı banka ekstresi eşleştirme sayfasında.

Komşulara hesap vermek kolaylaşır

Gönüllü yöneticinin en büyük stresi genel kurulda "para nereye gitti?" sorusudur. Program size şu çıktıları verir:

• Borçlu listesi: gecikme tazminatı dahil, yazdırılabilir.
• İşletme defteri ve gelir-gider tablosu: yıllık, A4 çıktı.
• Basit mizan ve bilanço: denetçi veya genel kurul için.
• İşletme projesi ve aidat önerisi: yıllık planlanan giderden arsa payı, m² veya eşit paylaşımla aylık aidatı hesaplar; onayınızla aidatları günceller.
• Karar defteri çıktısı: sayfa numaralı, karar no, oy ve imza alanlı.

Önemli bir uyarı: Kanunun 32. maddesi, kat malikleri kurulu kararlarının sayfa numaralı ve noter mühürlü bir deftere yazılmasını ister. Programın karar defteri çıktısı noter onaylı defterin yerine geçmez; kararları düzenli saklamanıza ve deftere işlemenize yardım eder. Ayrıntılar işletme defteri ve karar defteri sayfasında.

Sakinlerle iletişim

WhatsApp grubunda kaybolan duyurular, "kapıcı geldi mi?" mesajları, arıza bildirimleri... Program bunları ayırır:

• Sakin portalı: Her sakin kendi borcunu, ekstresini, taleplerini ve duyuruları görür. Portal, telefonda tarayıcıdan açılır ve ana ekrana eklenebilir (PWA). Mobil uygulama mağazalarda yakında; şu an tarayıcı sürümü hazırdır.
• Arıza ve talepler: Sakin talebi portaldan açar, siz kategori, öncelik ve atanan kişiyi belirlersiniz, durum geçmişi tutulur.
• Duyurular ve anketler: Tüm siteye, tek bloğa, yalnızca maliklere ya da yalnızca kiracılara duyuru yapılır; okunma takibi görülür. Duyuruyla birlikte telefon bildirimi (web push) gönderilebilir.
• Ortak alan rezervasyonu: Toplantı salonu, tenis kortu gibi alanlar saatlik takvimle ayrılır.

SMS ile bildirim şu anda yoktur; bildirimler telefon bildirimi ve e-posta ile gider.

Sakinleri sisteme almak zor mu?

Daireleri ve sakinleri tek tek girmek zorunda değilsiniz. Hazır şablonu indirir, Excel'deki listenizi yapıştırır, önizlemede hatalı satırları görür ve onaylarsınız. Devreden borç bakiyeleri için de ayrı bir açılış bakiyesi şablonu vardır. Geçiş adımları Excel'den aktarma sayfasında anlatılıyor. Sakinleri davet ederken e-posta ile bağlantı gönderir, hesabı tanımlarsınız.

Başka kişilerle çalışmak

Yönetici tek başına olmak zorunda değil. Kullanıcılar ve roller ekranından denetçi, muhasebe ve görevli davet edebilirsiniz:

• Denetçi finans, rapor, belge ve işlem kaydını görür, hiçbir şeyi değiştiremez.
• Muhasebe tahsilat, gider ve banka eşleştirme yapar; ayar ve silme yetkisi yoktur.
• Görevli (kapıcı, site görevlisi) arıza, kargo, rezervasyon ve duyurularla ilgilenir; finans verisini göremez.

Yetki tablosunu roller ve yetkiler sayfasında bulabilirsiniz. Tahsilat iptali gibi hassas işlemler de sınırlıdır: muhasebe yalnızca kendi kaydettiği tahsilatı ve ilk 48 saat içinde iptal edebilir, tüm işlemler işlem kaydına yazılır.

Kimler için uygun?

• Birkaç daireli apartmandan yüzlerce daireli siteye, gönüllü çalışan yöneticiler.
• Excel veya defterle takip edip gecikme tazminatını elle hesaplamaktan yorulanlar.
• Denetçisi olan, genel kurulda şeffaf rapor sunmak isteyen yönetimler.

Profesyonel yönetim şirketi iseniz yönetim firmaları sayfasına, yalnızca aidat tarafına odaklanıyorsanız aidat takip programı sayfasına bakın. Maliyet endişeniz varsa ücretsiz apartman yönetim programı sayfasında kapsamı açıkça yazdık.

Başlamak için

1. Kayıt olun; kredi kartı istenmez.
2. Site adını, banka bilgisini ve IBAN'ı Ayarlar'a girin.
3. Daireleri ve sakinleri Excel ile yükleyin ya da tek tek ekleyin.
4. Aidat ve tahsilat ekranından ilk dönemi borçlandırın.
5. Sakinleri portala davet edin.

Aidat tutarını nasıl belirleyeceğinizi bilmiyorsanız önce aidat hesaplama aracını deneyin; giriş yapmadan çalışır. Yöneticinin yasal görevlerini merak ediyorsanız yöneticinin görevleri ve sorumlulukları yazımıza göz atın.

Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.