Site Yönetim Firmaları ve Büyük Siteler için Yönetim Programı

Büyük bir sitede aidat toplamak, yüzlerce banka hareketini dairelere dağıtmak, kapıcıdan muhasebeciye kadar farklı kişilerin aynı veriyle çalışması gerçek bir organizasyon işidir. Gönüllü yönetici için "tek kişilik" olan düzen burada tıkanır: herkes her şeyi görmemeli, her kayıt izlenebilir olmalı, genel kurula dönemlik raporlar hazır gitmeli. Senin Site, bu ihtiyaçlar için rol ayrımı, banka eşleştirme ve rapor setini bir arada sunar.

Profesyonel yönetim için neye ihtiyaç var?

Yönetim şirketleri ve büyük sitelerin yönetim kurulları genellikle şu beklentilerle yazılım arar:

1. Farklı kullanıcıya farklı yetki.
2. Yüzlerce dairenin tahsilatını hızlı işleme.
3. Gecikme ve borç takibi, ihtar ve icra kaydı.
4. Gelir-gider, kasa ve banka kayıtlarının şeffaflığı.
5. Genel kurula sunulacak yazdırılabilir raporlar.
6. Sakinlerin kendi bilgisine ulaşabildiği portal ve talep akışı.

Aşağıda bunların hangilerinin Senin Site'de bulunduğunu, hangilerinin henüz bulunmadığını açıkça anlatıyoruz.

Roller: kim neyi görür, neyi değiştirir?

Kullanıcılar Kullanıcılar ve roller ekranından e-postayla davet edilir. Dört rol vardır:

Rol	Ne yapar	Ne yapamaz
Yönetici	Her şey: kullanıcı davet, rol değiştirme, ayarlar, silme, işletme projesi onayı
Denetçi	Finans, rapor, belge, karar ve işlem kaydını görür	Hiçbir şeyi değiştiremez
Muhasebe	Tahsilat, borçlandırma, gider, tedarikçi, personel, banka eşleştirme, içe aktarma, raporlar	Ayar, kullanıcı yönetimi, silme
Görevli	Arıza talepleri, kargo, rezervasyon onayı, duyuru görüntüleme	Finans verisini göremez; sakinlerin yalnızca ad, daire ve telefonunu görür

Rol değişikliği anında geçerlidir. Muhasebe, TC kimlik numaralarını maskeli görür; tam görünüm yalnızca yöneticidedir. Tahsilat iptali yalnızca yöneticidedir; muhasebe kendi kaydettiği tahsilatı ilk 48 saat içinde iptal edebilir. Tam tablo için roller ve yetkiler sayfasına bakın.

Banka eşleştirme: yüzlerce hareket, birkaç dakika

Aylık aidatların büyük kısmı havale ve EFT ile gelir. Dekontları tek tek daire arayarak işlemek büyük sitede günlerce sürer. Kasa ve banka ekranında:

1. Hesap (örneğin Ziraat Bankası) tanımlanır.
2. Bankadan indirilen ekstre Excel/CSV ile yükle veya Hızlı yapıştır ile alınır. Yalnızca gelen (pozitif) tutarlar işlenir; aynı satır tekrar yüklenmez.
3. Program her hareket için daire numarası (A-1, A blok daire 1 gibi), ad soyad ve daha önce onaylanmış eşleşmeye bakarak 0-100 arası güven puanı hesaplar.
4. Yüksek güvenli hareketler (daire no ve ad birlikte tutan) otomatik tahsilat olur; orta güvenliler Onayınızı bekleyen öneriler listesine düşer; eşleşmeyenler elle seçilir ya da yoksayılır.

Otomatik işleme Ayarlar'dan kapatılabilir. Her otomatik işlem Geri al ile bozulabilir. Aynı açıklamayla daha önce onaylanan dairenin ödemesi bir sonraki ayda daha kolay eşleşir. Mantığın tamamı banka ekstresi eşleştirme sayfasında.

İşletme projesi ve yıllık aidat

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesi yöneticiye, işletme projesi onaylanıncaya kadar avans toplama görevini verir; 37. madde işletme projesinin kat malikleri genel kurulunda onaylanacağını ve projede bir yıllık tahmini gelir ve gider tutarlarının ile her kat malikine düşen tahmini payın gösterileceğini düzenler. Bu madde 2026 tarihli bir kanunla değiştirilmiştir; güncel metni mevzuat.gov.tr üzerinden kontrol etmenizi öneririz.

Senin Site'de Raporlar > İşletme projesi ve aidat önerisi ekranı, yıllık planlanan gider kalemlerinden aylık aidat önerisi üretir. Dağıtım arsa payı, brüt m² veya eşit olabilir. Öneriyi yönetici onaylarsa daire aidatları güncellenir. Elle hazırlamak isterseniz işletme projesi hazırlama aracı giriş yapmadan çalışır. Kavramı anlamak için işletme projesi nedir, nasıl hazırlanır yazısına bakın.

Borç takibi ve yasal süreç kaydı

• Borçlu listesi: gecikme tazminatı dahil yaşlandırılmış liste, yazdırılabilir; Excel olarak da indirilebilir.
• Gecikme tazminatı: oran ve vade günü Ayarlar'dan belirlenir; varsayılan aylık yüzde beş (Kat Mülkiyeti Kanunu m.20).
• İhtar ve mutabakat: borçlu daireler için toplu, düzenlenebilir taslak. Hukuki kontrolü sizin veya avukatınızın yapması gerekir.
• İcra takibi: takip başlatılan dosyaların kaydı. Program icra takibini sizin yerinize başlatmaz; kayıt ve durum izleme sağlar.
• Eski sakinler: taşınan kişinin borcu ayrı cari olarak görünür; "Eski sakinlerin borcu" kişiler ekranında özetlenir.

Kasa, gider ve tedarikçi düzeni

Giderler tahakkuk esaslıdır: fatura girildiğinde gider yazılır, ödeme durumu ayrıca izlenir (ödendi veya tedarikçiye borç). Tedarikçiler ve Personel ekranları cari ilişkileri tutar. Faturaların belge ekleri Belgeler'de saklanır. Kasa ve banka hesapları arasında Virman yapılır. Bütçe ekranı planlanan ve gerçekleşen giderleri karşılaştırır. Ayrıntılar gelir-gider ve kasa sayfasında.

Raporlar ve denetim

Denetçi veya yönetim kurulu için hazır çıktılar: işletme defteri, gelir-gider tablosu, basit yönetim mizanı, dönem sonu bilanço, borçlu listesi, iptal edilen tahsilatlar raporu ve karar defteri. Hepsi yazdırılabilir; PDF için tarayıcıdan "PDF olarak kaydet" seçilir. Mizan "yönetim bilgilendirmesi" niteliğindedir; resmi muhasebe kaydı yerine geçmez. İşletme defteri ve karar defteri sayfasında kapsamı anlattık.

Sakin tarafı ve görevli akışı

Her sakin portalda borcunu, ekstresini ve taleplerini görür; arıza bildirir, ortak alan rezervasyonu yapar, anketleri oylar. Yönetim tarafında talepler kategori ve önceliğe göre sınıflanır, görevliye atanır ve durum geçmişi tutulur. Duyurular tüm siteye, belirli bloğa, yalnızca maliklere ya da kiracılara yapılır ve telefon bildirimiyle (web push) desteklenir. SMS yoktur. Portal ve talep akışı için sakin portalı ve mobil uygulama sayfasına bakın.

Geçiş: Excel'den ve eski programdan

Daire ve sakin listesi, açılış bakiyeleri ve banka ekstresi hazır şablonla yüklenir; önizlemede hatalı satırlar işaretlenir, onayladıktan sonra tek işlemde uygulanır. Yüzlerce daire için geçiş bir günü geçmez. Adımlar Excel'den aktarma sayfasında.

Çoklu site: durumu açıkça söyleyelim

Birden fazla siteyi tek yönetici hesabından yönetmek, yönetim firmalarının en çok istediği özelliktir. Şu an yoktur. Her site ayrı kayıtlıdır ve ayrı hesapla yönetilir. Yakında geliştirmeyi planlıyoruz; tarih ve kapsam sözü vermiyoruz. Bugün tek büyük site, bloklu site veya yönetim ekibinin tek siteyle başlayıp denemesi için uygundur.

Fiyat

Lansman döneminde tüm özellikler ücretsizdir, kredi kartı istenmez. İleride ücretli paket olursa en az 2 ay önce bildirim yapılır. Ayrıntı için ücretsiz apartman yönetim programı sayfasına bakın. Gönüllü yönetici iseniz apartman yönetim programı sayfası size daha uygun anlatır.

Denemek için

Kayıt olun, ekibinizi davet edin, rolleri atayın ve ilk ekstreyi yükleyin. Sorularınız için iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.

Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir.